Dans les très petites entreprises (TPE), il est très important de suivre ses dépenses, d’assurer le respect des conditions d’achat et de simplifier le traitement des factures fournisseurs. En effet, les disponibilités financières et physiques sont limitées et cela rend ces étapes encore plus importantes. Le suivi des fournisseurs et commandes en cours permet également de rationaliser les dépenses et de préserver les marges de l’entreprise. L’entrepreneur peut ainsi instaurer un système de bon de commande dont le but serait de simplifier et d’enregistrer les engagements des deux entités et de limiter le temps passé à contrôler, à comptabiliser et à régler les factures.
Quel est l’intérêt des fournisseurs pour une TPE?
L’objectif des fournisseurs
Pour un dirigeant, il est dur de voir sa marge durement gagnée réduite par des charges inutiles. En veillant sur les dépenses de l’entreprise, l’entrepreneur prend ainsi conscience de leur importance et peut œuvrer afin de les réduire grâce à des outils de contrôle (bon de commande) et d’analyse (extraction de la balance des charges).
Le contexte général
L’ensemble des charges que l’on appelle « non-stratégiques », peut constituer 30% environ du chiffre d’affaires d’une entreprise. Les « cost killers » qui interviennent dans les grosses entreprises promettent jusqu’à 30% de réduction de ces dépenses (soit 9% du chiffre d’affaires). De telles économies peuvent également être faites chez les TPE.
Comment bien utiliser ses fournisseurs?
Les bonnes étapes
Porter attention aux petites dépenses et notamment aux frais accessoires (transport, commission, assurance, …). Ces dépenses ne figurent pas dans le prix initial du produit, mais qui viendront s’ajouter lors de la facturation. Même s’il s’agit de faibles montants; cumulés, ils finissent par constituer un montant significatif impactant la marge de l’entreprise.
Mettre en place une procédure de bon de commande afin de maitriser les charges et suivre les dépenses de l’entreprise, simplifier les factures et leur vérification, réduire des litiges, …
Méthodologie et conseils sur les fournisseurs
Des logiciels proposant des modules de bon de commande existent bien, mais dans une TPE, rien ne vaut le papier. Pour cela, vous pouvez faire éditer des documents avec 4 parties pour chacun des individus concernés: émetteur, fournisseur, comptabilité et réception.
Les différentes étapes du processus de bon de commande:
- Rédaction du bon de commande en renseignant les éléments relatifs à l’accord (produit, référence, prix, …)
- Signature du bon de commande par le responsable afin de valider la dépense et les conditions d’achat.
- Envoi des documents fournisseur et comptabilité.
- Réception de la commande et vérification. Transmission du feuillet avant réception par la comptabilité.
- Réception de la facture et rapprochement avec le bon de commande pour mise en règlement.
