Numérisation des documents


Patrick Maurice - Entrepreneur, Expert Comptable, Commissaire aux Comptes

Bonjour, C’est Samantha d’easy Compta. Aujourd’hui, je vais vous présenter la numérisation des documents.

Mais vous allez me dire que vous savez déjà faire, et je vous répondrai oui. Mais peut être pas de la meilleure façon !

Petit rappel: Une numérisation d’un document est la copie digitale conforme d’un document papier. Mais, à la différence d’un Van Gogh nous ne réalisons pas une oeuvre artistique mais un document pratique et léger.

A titre d’information, une bonne copie digitale ne va peser que 60ko alors qu’une copie mal faite peut peser 2000 fois plus. En d’autre termes, la pièce numérique devient très lourde et très encombrante, difficile à bouger, telle une citerne d’eau. Alors si vous souhaitez simplement déplacer une bouteille et non pas une citerne entière, voici la bonne démarche du parfait citoyen informatique.

Tout d’abord, vérifier le paramétrage de votre scanner.

Il faut dans un premier temps choisir le noir & blanc! La couleur est à proscrire absolument, y compris les nuances de gris qui sont à fuir. Ensuite, il faut choisir du 300 dpi qui constitue un format suffisamment léger mais également suffisamment lisible par ordinateur.

Ensuite, certains scans vous donnent la possibilité de numériser du recto verso et d’être capable d’identifier le sens des feuilles. Voyons cela ensemble.Numérisation des documents - Comment numériser ou scanner ? en Vidéo

Maintenant, voyons la numérisation des documents.

Tout d’abord, la numérisation des documents se fait par lot de feuilles, mais celles ci doivent être de même nature. Ainsi, vous commencerez par faire un tas de facture (et uniquement de factures)

Mais au fait, c’est quoi une facture? C’est un document qui justifie de votre achat. Cela peut être une facture EDF, comme un ticket pour du carburant. Il ne faut donc pas le confondre avec le récépissé de carte bleue qui ne sert à rien en tant que justificatif.

Pour d’autres conseils et vous aider à classer vos documents comptables, vous pouvez consulter ce lien, à très bientôt avec easy Compta !