Bien gérer son contrôle URSSAF, déroulement- easy Compta


Véronique Maurice - Entrepreneuse, Expert Comptable

Explication du déroulement du contrôle URSSAF

Vous êtes bientôt soumis à un contrôle URSSAF ? Mais que connaissez vous de cette procédure ? Savez vous ce que le contrôleur est en droit de faire et les risques encourus ? Quel est le déroulement du contrôle URSSAF ? A travers cet article, nous vous exposons ainsi toutes les procédures de contrôle URSSAF.

1. Avant L’arrivée du contrôleur

1.1 Un avis de passage

Un avis de passage en lettre recommandée avec accusé de réception avec date, lieu de passage et liste des documents à examiner, la charte du cotisant, qui sera remise en début du contrôle, est téléchargeable sur le site URSSAF. Il n’y aura néanmoins pas de lettre recommandée si il y a supposition de travail dissimulé. Le contrôle démarre 15 jours après l’envoi de l’avis de passage de la lettre recommandée. Les contrôleurs peuvent reporter les contrôles, le dirigeant aussi si motif légitime.

1.2 Des obstacles au contrôle

Si il y a obstacle au bon déroulement du contrôle de l’URSSAF, alors il y aura procès verbal: l’employeur risque alors jusqu’à 6 mois de prison et 7500d’amende.

Voici quelques exemples de ce que l’URSSAF peut considérer comme obstacle:

  • refus de recevoir malgré avis de passage ;
  • refus d’accès aux locaux ou se situent les salariés ;
  • une interdiction donnée aux salariés de répondre à l’inspecteur ;
  • insulte ou agression contre un inspecteur.Bien gérer son contrôle URSSAF, déroulement

2. Le déroulement du contrôle URSSAF

2.1 Accueil de l’inspecteur

Vous pouvez avoir besoin de mettre à disposition certains moyens à l’inspecteur pour le bon déroulement du contrôle. La présence de l’employeur n’est en revanche pas obligée mais fortement recommandée lors de la première visite.

2.2 Plusieurs documents à communiquer

  • les statuts de la société ;
  • le registre des entrées et sorties du personnel ;
  • la comptabilité (bilans, compte de résultats, grand livre, balances) ;
  • le double des déclarations à l’administration fiscale ;
  • les bulletins et livres de paie ;
  • les contrats de travail ;
  • les transactions et jugements des prud’hommes ;
  • les notes de services et correspondances remises aux salariés ;
  • les bordereaux de cotisations sociales ;
  • la DADS ;
  • les conventions collectives, accords de salaires, accords d’entreprise, accords de participation et d’intéressement ;
  • les documents justifiant d’une exonération de cotisations ;
  • ainsi que les notes et justificatifs de frais.

Les documents en question sont en théorie précisés mais cette liste n’est pas exhaustive. Vous pouvez également vous voir demander l’intégralité de la comptabilité informatisée, et donc mettre à disposition des copies informatiques, ainsi que d’effectuer un interrogatoire des salariés : Il ne pourra avoir lieu que dans les locaux de l’entreprise ou sur le lieu de travail.

2.3. Les incontournables du redressement

  • l’insuffisance de déclaration (bases erronées) ;
  • bases de la CSG et du RDS ;
  • non déclaration des avantages en nature (Véhicules d’entreprises, téléphones portables, certains repas …) ;
  • cumul d‘une allocation forfaitaire de frais avec un remboursement de frais réels ;
  • indemnités de licenciement, transactionnelles etc… excédant les limites d’exonération ;
  • interprétation de la loi Fillon ;
  • charges sociales dues par le salarie et acquittées par l‘employeur (liaison avec le fisc…) ;
  • ainsi que le travail avec des sociétés ou prestataires non en règle avec leurs obligations déclaratives
Spécifiquement dans les coopératives :
  • la requalification des accords d‘intéressement (dépassement des limites permises, application d’un accord non renouvelé) ;
  • requalification de la participation revenant au dirigeant de la SCOP ;
  • ainsi que les excédents de participation (limites à 75% du plafond de la SS)

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2.4. L’échantillonnage

Depuis le 1/9/2007 l’inspecteur peut proposer à l‘employeur la méthode de vérification par échantillonnage et d‘extrapolation, en toute circonstance, sauf opposition de l‘employeur.
En voici les principes :

  • constitution d‘une base de sondage ;
  • tirage aléatoire d’un échantillon : le nombre d’individus ne peut être inférieur à 50 ;
  • ainsi que l’examen au regard des textes sur chaque individu composant l’échantillon.

Selon les résultats obtenus, extrapolation a l’ensemble du personnel constituant la base de sondage.

Le document de clôture doit préciser dans le détail la technique employée pour cette méthode d’évaluation. En outre le reste de la procédure est identique au « contrôle sur place ».

3. APRES le déroulement du contrôle URSSAF

3.1. La lettre d’observation

Après le déroulement du contrôle URSSAF, la lettre d’observation doit obligatoirement être communiquée à l’entrepreneur même si il n’y a pas d’infraction. Que ce soit en recommandé ou en remise en main propre contre décharge.

Cette décharge doit donc contenir: la date et la signature du ou des inspecteurs, l’objet du contrôle, les documents vérifiés, la période consultée, la nature du redressement, l’assiette fiscale, le mode de calcul, et la date de fin de contrôle.

Si nullité il est précisé que l’employeur dispose d’une période de 30 jours afin de répondre aux requêtes. (à partir de la date d’accusé de réception ou de la décharge) La réponse doit elle aussi faire l’objet d’une lettre recommandée avec accusé de réception. La réponse de l’URSSAF est elle aussi obligatoire, elle précise les éléments à prendre en compte ou non et les motifs des décisions de maintien.

3.2. La taxation forfaitaire

Elle a lieu si absence de comptabilité ou qu’elle ne permet pas d’établir avec précision les rémunérations servant de base aux cotisations; le forfait s’établit alors par rapport aux rémunérations de la convention collective aux salaires pratiqués dans la profession ou région.

Bien gérer son contrôle URSSAF, déroulement

3.3. La mise en demeure de payer

Si le contrôle est négatif alors la mise en demeure ne peut avoir lieu. Elle est ainsi avisée par lettre recommandée avec accusé de réception. Et doit respecter le délai de 30 jours suivant la lettre d’observation de l’employeur. Doit y figurer les voies de recours ouvertes au cotisant. Si elle ne contient pas les mentions suivantes, alors elle sera annulée et jugée comme nulle: nature et montant des cotisations réclamées, période à laquelle elles se rapportent, taux et assiette de référence.

3.4. Le recouvrement

Le recouvrement a ainsi lieu 1 mois après avoir reçu la mise en demeure. Une fois ce délai passé, le directeur de l’URSSAF se manifeste via huissier ou par lettre recommandée avec accusé de réception. L’employeur peut demander des délais de paiement. Le CRA (Commission de recours amiable), enfin, peut être saisit par l’employeur jusqu’à deux mois après réception de la mise en demeure, elle devra simplement statuer dans un délai d’un mois.

La décision du RA prime sur celle de l’URSSAF

L’employeur pourra par la suite saisir le TASS (Tribunal des Affaires de la Sécurité sociale) dans les deux mois suivant la décision de la CRA. En revanche, un mois seulement si il s’agit de la Cour d’appel. Un taux de majoration pour retard est effectif:

  • 5 % pour retards de paiement, + 0,40% par mois de retard ;
  • le double en cas de dissimulation de travail ;
  • l’employeur peut également demander la remise gracieuse des pénalités.