Indemnité forfaitaire ou frais réels : comment choisir ?


Véronique Maurice - Entrepreneuse, Expert Comptable

Indemnité forfaitaire ou frais réels, que choisir?

Indemnité forfaitaire ou frais réels? L’heure est venue de déclarer ses revenus; vous êtes salarié, dirigeant assimilé salarié ou dirigeant relevant de l’article 62 du code général des impôts; vous avez toujours opté pour l’indemnité forfaitaire de 10% par simplification; et vous aimeriez savoir si l’option au frais réels est plus avantageuse ? Nous allons vous expliquer les modalités de calculs retenues par l’administration fiscale dans chacune des deux situations. Tour d’horizon avec l’Expert Comptable de Lyon : easy Compta.

 Le régime de l’indemnité forfaitaire de 10%

Indemnité forfaitaire ou frais réels? Qu’est ce que l’indemnité forfaitaire? Il s’agit du régime de droit commun qui consiste à déduire 10% du montant de votre salaire imposable après déduction des cotisations sociales et de certains frais financiers. Cet abattement est compris entre un plancher de 426€ et un plafond de 12 170€. Il couvre les frais professionnels inhérents au maintien dans l’emploi (déplacements domicile / travail, prise de repas).

Trois points sont à détailler pour mieux comprendre le cadre de ce régime :

  • Si votre entreprise vous verse une allocation forfaitaire pour frais; celle-ci n’est pas imposable dans la mesure où elle ne couvre pas les frais de maintien dans l’emploi précités.
  • Si votre entreprise vous permet de bénéficier d’un avantage; celui-ci devra être réintégré pour la part éventuelle qui couvre les frais inhérents au maintien dans l’emploi précités. (Exemple : un véhicule de fonction vous permettant de faire également le trajet domicile / travail; l’avantage procuré devra être réintégré au revenu déclaré).
  • Certaines exonérations ne remettent pas en cause la déduction forfaitaire de 10% ; c’est le cas entre autres des titres restaurants ou de la prise en charge légale à hauteur de 50% de votre abonnement de transport.

indemnités kilométiques

Le régime des frais réels

 Pour une très grande majorité, l’indemnisation forfaitaire de 10% couvre donc l’essentiel des frais professionnels. Cependant il n’est pas exclu selon votre situation personnelle que vous engagiez des frais allant au delà de ce montant et c’est précisément dans ce cas que le régime des frais réels vous procurera un avantage fiscal.

L’option pour ce régime s’effectue chaque année pour chaque membre de votre foyer fiscal et vous devrez si vous optez ainsi établir une lettre de déclaration des frais réels; à joindre avec votre déclaration de revenus. Les justificatifs ne sont pas à communiquer mais vous devrez les conserver pendant 3 années en cas de contrôle fiscal.

Enfin, la déduction au frais réels impose de prendre en compte en rémunération tous les remboursements de frais reçus de l’employeur.

Seront donc inclus dans les frais réels :

  • Les frais de déplacements: séjours lié à l’emploi, transport domicile / travail limité à 40km; utilisation véhicule personnel dans le cadre de son emploi (dans le cadre d’un véhicule justification soit par factures de dépenses soit par barème forfaitaire de l’administration fiscale : pour un complément d’informations cet article pourrait vous intéresser).
  • Frais vestimentaires: dans le cas de tenues spécifiques à la profession.
  • Les Frais réels de prises de repas diminué du montant forfaitaire de l’administration fiscale en vigueur ou prise en compte de ce montant forfaitairement.
  • Frais de documentation: cotisations syndicales, de comité d’entreprise…
  • Les Frais de local professionnel: si l’employeur ne met pas à disposition un local exigible pour les besoins de la profession.
  • Ainsi que les Frais d’acquisition de titres: de la société qui emploie le salarié; dans la limite d’un plafond n’excédant pas trois fois le traitement annuel.

En conclusion, si vous pensez engager des dépenses importantes allant au-delà des 10% prévus forfaitairement; n’attendez pas le dernier moment et conservez l’ensemble des justificatifs afin de pouvoir opter pour les frais réels et établir votre lettre de déclaration.