Déplacements professionnels + véhicule = obligations ?


Véronique Maurice - Entrepreneuse, Expert Comptable

Nécessité de faire des déplacements professionnels ? Votre salarié a besoin d’une voiture pour se rendre sur un chantier ? Pour un rendez-vous client ? Votre salarié bénéficie-t-il d’un véhicule ? Easy Compta revient sur les notions et vos obligations relatives à la conduite d’un véhicule qui n’est pas inhérent à la fonction de votre salarié. Ainsi, ne sera donc pas traité le cas des ambulanciers, conducteurs routiers…

Vous mettez à disposition un véhicule pour les déplacements professionnels

Si la conduite d’un véhicule est un accessoire à l’exercice de sa fonction, votre salarié peut prendre un véhicule que vous avez mis à sa disposition.

Il s’agit d’un véhicule dit « de fonction » dès lors que vous mettez un véhicule à la disposition permanente de votre salarié et qu’il peut l’utiliser à titre privé.

Il s’agit d’un véhicule dit « de service » dès lors que la voiture est mise à la disposition d’un salarié pour les seuls besoins de l’activité. En pratique, il s’agit souvent d’un véhicule que vous aurez aménagé pour les besoins de votre entreprise. Par exemple, pour un plombier, les caisses pour mettre les outils nécessaires et portant votre marque.

Vos obligations concernant ces voitures mis à disposition est :

  • Pour le véhicule de fonction. Vous devez comptabiliser dans la fiche de paie de votre salarié, un avantage en nature qui sera soumis à cotisations sociales
  • Pour le véhicule de service? Il faut fixer dans votre règlement intérieur que le véhicule doit être restitué chaque jour dans les locaux de l’entreprise. N’oubliez pas également de préciser à vos salariés qu’il ne s’agit pas d’un avantage en nature. De fait, leur fiche de paie ne comprendra pas la mention de l’usage de ce véhicule.

déplacements professionnels

Vous ne mettez pas à disposition un véhicule pour les déplacements professionnels

Vous n’êtes pas tenus de mettre à disposition un véhicule pour votre salarié, s’il s’agit de déplacements occasionnels. Il peut utiliser son véhicule personnel pour se rendre à un rendez-vous client, par exemple. Pour autant, notre conseil :

  • Fixez dans son contrat de travail ou par un avenant, une clause. Celle-ci précisera que le salarié utilisera son véhicule personnel pour, occasionnellement, des déplacements professionnels,
  • Précisez que les frais kilométriques seront remboursés, au titre des frais d’entreprise. Ce remboursement ne sera ni soumis à cotisations ni à impôts.

Pour conclure, dès lors qu’il y a usage d’un véhicule pour un déplacement professionnel, un écrit est fortement conseillé pour votre protection et pour  fixer les obligations de votre salarié.

N’oubliez pas que acheter un véhicule vous engagera vis à vis de la taxe carbone, vous pouvez consultez cet article pour en apprendre plus.