Calculer l’effectif des salariés


Véronique Maurice - Entrepreneuse, Expert Comptable

Le calcul de l’effectif des salariés de votre entreprise se révèle crucial au vue des obligations nombreuses qui existent notamment en matière de représentation du personnel (délégués, comité d’entreprise, CHSCT), mais aussi dans le cadre de la mise en place d’un règlement intérieur ou du régime de la participation par exemple. CDD, CDI, temps plein, temps partiel, comment arriver au bon compte ?

Qui rentre dans le calcul de l’effectif des salariés ?

 Deux catégories de personnes vont être comptabilisées dans vos effectifs :

 Les personnes titulaires d’un contrat de travail

Les personnes titulaires d’un contrat de travail sont :

  • En Contrat à durée indéterminée (CDI) pour 1 unité même en cas de suspension du contrat.
  • Soit En Contrat à durée indéterminée (CDI) à temps partiel au prorata du temps de travail
  • En Contrat à durée déterminée (CDD) au prorata du temps de présence au cours des 12 derniers mois.
  • Soit En Contrat à durée déterminée (CDD) à temps partiel au prorata du temps de présence et du temps de travail au cours des 12 derniers mois.

Les personnes qui sont mises à la disposition de votre entreprise

 Les personnes mises à la disposition de votre entreprise comptent également dans les conditions suivantes :

  • En Contrat de travail temporaire (Intérimaire) au prorata du temps de présence et du temps de travail au cours des 12 derniers mois.
  • Les salariés appartenant à une autre entreprise mais à la disposition de la votre si ceux-ci exercent dans des locaux et conditions de travail communs depuis au moins 1an.
  • Ainsi que les VRP multicartes si preuve de travail à temps partiel (contrat avec horaires…)

En revanche, vous pouvez exclure de vos effectifs 

  • Les salariés remplaçants un salarié absent temporairement (CDD, CTT)
  • Les salariés titulaires de contrats aidés (contrat d’apprentissage, professionnalisation..)
  • Les stagiaires de la formation professionnelle ou présents dans le cadre d’un cursus étudiant

Concrètement comment faire le calcul de l’effectif des salariés ?

 Un salarié à temps plein selon la durée légale ou conventionnelle représente 1 unité appelée ETP (équivalent temps plein).

Prenons un exemple : Au 30 novembre vous souhaitez calculer votre effectif. Votre entreprise emploie au cours des 12 derniers mois 10 CDI temps plein / 1 CDD présent depuis 6 mois et ayant travaillé 100h par mois,

Rappel : Durée légale mensuelle : 151,67 heures

  • 10 CDI = 10 ETP
  • 1 CDD 6 mois à 100h/mois = 6mois/12mois x (100heures / 151,67heures) = 0,32  ETP

Votre entreprise a donc un effectif  pour ce mois de 10 + 0,32 = 10,32 ETP

 

En conclusion,

Veillez à bien comptabiliser votre effectif mensuellement. Méfiez vous toutefois , dans certains cas comme pour le régime de la participation il faut tenir compte de l’effectif annuel moyen au 31/12 et donc ajouter les effectifs mensuels calculés précédemment et diviser ce total par le nombre de mois (12 en général sauf cas de création). D’autres règles, comme la mise en place de délégués du personnel exige que l’effectif mensuel dépasse 11 salariés sur au moins 12 mois au cours des 3 années précédentes. Enfin cet effectif ne doit pas être confondu avec la notion d’effectif global qui se calcule différemment puisqu’il prend en compte chaque personne présente au 31/12 pour 1 ETP sans prorata et sert notamment dans le cadre du calcul de cotisations URSSAF. Si vous pensez dépasser 50 salariés, nous vous invitons donc à lire notre prochain article et si vous dépassez 11, l’autre article vous permettra de mieux appréhender vos obligations.