Pourquoi externaliser une partie de son activité ?
Appelé également outsourcing, externaliser consiste à confier la totalité d’une fonction ou d’un service de son activité à un prestataire externe spécialisé.
Pour la TPE, les avantages de l’externalisation sont nombreux:
- bénéficier d’une compétence dont elle ne dispose pas en interne;
- se décharger de tâches chronophages afin de se concentrer sur son coeur de métier;
- limiter les charges de personnel (et le management) en les transformant en prestation de service;
- gagner en flexibilité et disposer d’un grand choix de prestataires;
- maîtriser et prévoir les coûts grâce au contrat établi avec le prestataire.
Pourquoi l’utiliser?
Quel est l’objectif?
Souvent, les TPE sont victimes d’attentisme et ne le font pas.
Par manque de savoir-faire ou tout simplement de temps, certaines fonctions sont mises de cotés dans les TPE; pénalisant ainsi le développement de leur activité. L’externalisation de ces fonctions permet à l’entreprise de trouver auprès de spécialistes des compétences qu’elle ne possède pas en interne tout en maitrisant ses charges, en réduisant les problèmes de management et en s’affranchissant des risques liés à l’embauche.
Quel contexte?
Une TPE n’a généralement pas assez de charge de travail pour embaucher un responsable marketing à temps complet. En externalisant cette fonction, elle pourra confier à un expert la mise en place d’une stratégie marketing et des actions de communication opérationnelles; sans avoir à supporter la charge correspondant à un temps plein.
Comment l’utiliser?
Les différentes étapes
- Evaluer l’opportunité d’externaliser: lister les fonctions que l’entreprise ne peut pas gérer en interne, soit par manque de compétence, soit car le besoin ne justifie pas la création d’un poste à temps plein. Il peut également s’agir de fonctions éloignées de l’expertise du dirigeant ou sans réelle valeur ajoutée; mais qu’il assure néanmoins au détriment de sa performance dans l’entreprise.
- Organiser l’externalisation: établir un cahier des charges précis qui va définir les objectifs recherchés, le périmètre d’intervention de chacun, les modalités de fonctionnement et les moyens de contrôle.
- Mettre en place un contrat commercial: ce document doit encadrer le plus précisément possible les relations entre les parties; afin de définir au mieux les engagements de part et d’autre et délimiter la responsabilité du prestataire quant à la définitions des prestations. Il doit également déterminer le prix de la prestation et sa durée; et prévoir une clause de réversibilité et de transférabilité.
Méthodologie et conseils
- Définir précisément la nature du besoin: il peut s’agir d’un besoin récurrent. Ou bien de missions ponctuelles pour lesquelles vous souhaitez être accompagné ou de projets que vous n’avez pas le temps de développer. A chaque type de besoin correspond un mode de facturation qu’il convient de bien préciser dans le contrat; l’abonnement, le forfait ou le prix évolutif.
- Suivre l’externalisation: exernaliser ne signifie pas abandonner une fonction à un tiers. La réussite d’une externalisation s’appuie donc sur la mise en place d’un lien et d’un suivi réguliers entre les deux parties et s’évalue avec des indicateurs objectifs et mesurables.
