Les stagiaires
Un jeune se propose de faire un stage chez vous? Devez vous le prendre? Easy paie vous révèle vos avantages à prendre des stagiaires et comment mettre en place ce dispositif.
Examinez vos besoins en stagiaires
Avant toute chose, abordez cette question: ai je besoin d’un stagiaire?
Vous devez établir quelles sont les tâches que vous pouvez donner à un stagiaire, c’est-à-dire à une personne sans expérience professionnelle; regardez sur quelle durée vous auriez besoin d’un stagiaire et à quelles dates. Et si vous n’avez pas les fonds pour embaucher, pensez aux étudiants en fin d’étude qui recherchent régulièrement des stages en entreprise. En effet ils ont déjà acquis des compétences et vous n’avez plus qu’à les accompagner à vos méthodes de travail. Attention, la loi vous impose que le poste qu’il tiendra ne corresponde pas à un poste de travail permanent (le stagiaire n’a pas d’obligation de production).
Demandez-vous si vous avez le droit à ce stagiaire. Car un décret à paraître prévoit de limiter le nombre de stagiaires.
Choisissez votre stagiaire
Choisissez le stagiaire qui convient à votre entreprise, c’est-à-dire en prenant en compte :
- Les dates demandées par le candidat stagiaire. Astuce : vous pouvez demander au candidat de modifier légèrement les dates et la durée de son stage, en fonction de vos besoins
- Le cursus scolaire du candidat stagiaire, pour appréhender quelles tâches vous souhaitez/pouvez lui confier
Si vous avez reçu des demandes de stage qui correspondent à ces deux critères, alors vous pouvez leur proposer un entretien.
Durant cet entretien, vous pourrez lui présenter le contenu de ce que vous envisagez pour son stage et les modalités de son déroulement. Vous vérifierez également qu’il correspond à vos attentes.
Durant l’entretien, posez des questions uniquement sur la capacité du candidat stagiaire à réaliser le stage. Soyez vigilant, le candidat pourrait ainsi prétendre à des dommages et intérêts, si vous lui posez des questions personnelles en invoquant le principe de non-discrimination. Exemple : êtes- vous enceinte ?
Choisissez le maître de stage
Sachez que le maître de stage est le référent professionnel de votre stagiaire. Vous devez donc choisir une personne présente dans votre entreprise (ou vous-même) qui formera et sera à l’écoute de votre stagiaire.
Respectez la durée maximum d’un stage
La durée maximum est de 6 mois, par année d’enseignement.
Existe-t-il des dérogations ? Oui, jusqu’au 12 juillet 2016. Vous pouvez accueillir plus longtemps un stagiaire, s’il prépare certains diplômes d’Etat dans le secteur social (exemple : éducateur spécialisé) ou s’il est en formation de master intégrant une année de césure.
Vérifiez que votre stagiaire suit un cursus pédagogique
Vérifiez que votre stagiaire est bien étudiant. Il doit être inscrit dans un établissement d’enseignement supérieur pour obtenir un bac + 2 jusqu’à un bac + 8. Le stage doit avoir lieu dans le cadre de cette formation.
Sont exclus de la signature d’une convention de stage : les stages des mineurs de moins de 16 ans. Exemple : stage de troisième, découverte en entreprise.
Signez la convention de stage
Votre stagiaire doit récupérer la convention de stage type auprès de son école et l’imprimer en trois exemplaires.
Vous le compléterez et vous le signerez ainsi que votre stagiaire, avant le début du stage.
Vous enverrez les trois exemplaires à l’école de votre stagiaire, qui signera également et vous en renverra un exemplaire.
Vérifiez également que votre stagiaire a une assurance responsabilité civile, afin d’être sûr qu’en cas de dommage corporel, matériel ou financier causé par le stagiaire au sein de votre société, vous pourrez obtenir réparation.
Accueillez votre stagiaire
Avant l’arrivée de votre stagiaire, rappelez à son tuteur la date de son arrivée afin qu’il puisse lui préparer le travail qu’il va lui fournir. Veillez également à ce qu’un espace de travail lui ait été préparé et qu’il ait les moyens nécessaires pour remplir sa mission.
A son arrivée, recevez le stagiaire en lui indiquant les modalités de son stage, la présence d’un règlement intérieur si vous en avez un et surtout en lui précisant de respecter les exigences de confidentialité fixée par votre entreprise. Exemple : fichier clients à ne pas transmettre.
Enfin, vérifiez que vous avez bien en votre possession la convention de stage signée par les trois parties concernées (votre stagiaire, son école et vous).
Remplissez le registre unique du personnel
Dès lors que votre stagiaire est arrivé, vous devez inscrire sur une partie spécifique du registre unique du personnel ou sur un registre indépendant :
- Ses noms et prénoms
- Les dates de début et de fin de stage
- Les noms et prénoms de son maître de stage
- Le lieu où se déroule le stage
Un tableau Excel de suivi des stagiaires est suffisant.
Assurez le suivi du stage
Vous devez vous assurer que le travail fourni à votre stagiaire s’inscrit bien dans ce que vous aviez convenu dans la convention de stage.
Il est formellement interdit que votre stagiaire:
- Exécute une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
- Remplace un salarié absent, licencié ou dont le contrat de travail est suspendu
- Remplace un salarié que vous auriez dû prendre en CDD
- Réalise un emploi saisonnier
Enfin, si son stage correspond à une de ces situations, vous risquez :
- Une requalification du stage en CDI.
- Une sanction pénale : une amende de 45 000€ à 225 000€. Des peines complémentaires peuvent également être prononcées (exemple : fermeture, dissolution, etc).
Appréhendez vos engagements
- Devez-vous lui fournir des tickets-restaurants ?
- Oui, si vous avez mis en place ce dispositif dans votre entreprise.
- Devez-vous remboursez ses frais de transport ?
- Oui, à hauteur de 50% du prix de l’abonnement souscrit pour leur trajet domicile-lieu de stage.
- Devez-vous lui payer des congés payés ?
- Non. Votre stagiaire peut par contre demander à xer des jours d’absence ou de congés durant son stage. Vous n’êtes pas tenus de lui payer.
- Pouvez-vous lui con er toutes les tâches en lien avec son stage ?
- Non. Il vous est interdit de lui con er des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité.
Demandez à easyPaie de vous conseiller sur les tâches qui peuvent être jugées dangereuses ou non.
Gratifiez votre stagiaire
Tout stagiaire a droit à une gratification, mais vous avez une obligation à compter de plus de 2 mois de stage.
Exemple : votre stagiaire réalise un stage du 1er mars au 30 avril, vous n’avez aucune obligation de le gratifier.
Vous trouverez ci-dessous le tableau récapitulant les gratifications minimums que vous devez verser à votre stagiaire en 2015, s’il effectue plus de 2 mois de stage dans votre entreprise.
Votre stagiaire est payé à l’heure et non au mois. Sachez qu’un jour travaillé correspond à 7h de présence et un mois à 22 jours de présence.
Aussi, la gratification du stagiaire est exonérée de charges sociales dans la limite du taux minimum légal et non soumise à l’impôt sur le revenu du stagiaire dans la limite du montant du SMIC.
Procédez à l’évaluation du stagiaire
A la fin du stage, vous devez évaluer votre stagiaire.
L’évaluation se fait généralement sur la base d’un questionnaire élaboré par l’établissement d’enseignement et qui porte sur le comportement du stagiaire (exactitude, assiduité, motivation, comportement professionnel, respect des règles, sociabilité etc.) ainsi que sur la qualité du travail effectué.
De plus , votre stagiaire évaluera également la qualité de son stage dans votre entreprise.
Remettez une attestation de stage
A la fin de son stage, vous devez remettre à votre étudiant stagiaire une attestation.
Des mentions obligatoires doivent être présentes :
- L’identification de l’entreprise
- L’identification du stagiaire, son cursus pédagogique et le fait qu’il a effectué «un stage prévu dans le cadre de ses études»
- La durée du stage
- Le montant de la gratification versée
C’est aussi l’occasion pour vous de réfléchir à lui proposer un poste dans votre entreprise, s’il s’agit d’un bon élément.
Vous pouvez également contacter Easy Paie pour qu’il établisse l’attestation de stage.
Ne remplacez pas immédiatement votre stagiaire
Vous ne pouvez pas faire succéder des stagiaires sur un même poste, c’est interdit par la loi.
Enfin, vous devez respecter un délai entre deux stagiaires sur le même poste, égal au tiers de la durée du stage précédent. Exemple : vous avez pris un stagiaire 6 mois, alors vous devez attendre 2 mois pour reprendre un stagiaire sur le même poste.
Rompez la convention de stage en cours de réalisation
Si le stage se passe mal, vous pouvez rompre la convention de stage :
- D’un commun accord avec le stagiaire
- Pour faute grave du stagiaire.
- Exemple : faute en matière disciplinaire, non respect du règlement intérieur
Sachez que votre stagiaire peut également partir s’il justifie de la signature d’un CDD ou un CDI ou en cas de faute grave de votre part. Exemple : non-paiement de la gratification.
Voici des images de bulletin de paie de vos stagiaires qui vous sont transmis chaque mois par Easy Paie. Nous allons ainsi vous expliquer comment doit être lue l’information relative à la gratification des stagiaires.
Bulletin simplifié (bulletin de paie non obligatoire)
- Premièrement, il s’agit du haut du bulletin de paie qui précise le montant de la gratification du stagiaire. Il s’agit du minimum légal et est proratisé en fonction du nombre d’heures réellement effectué. Vous ne payez donc aucune charges sociales.
- Net à payer: Il s’agit donc de la somme que vous devez payer à votre stagiaire à la fin du mois.
