Refacturation des frais avec TVA ou pas ?

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Fiscal

du par Patrick Maurice

Pourquoi procéder à la refacturation des frais avec TVA ? Lorsque vous établissez vos factures, vous pouvez procéder à la refacturation des frais avec TVA que vous avez engagés. Ce n’est pas simplement une question de philosophie, c’est également un axe de gestion nécessaire à votre entreprise. En effet, certains dirigeants ne mesurent pas le montant. Une astuce pour le vérifier par vous mêmes : prenez votre bilan et allez dans les charges extérieures dans le compte de résultat. Vous y trouverez votre carburant, frais de restaurant, frais d’autoroute et de parking. Faisons ensemble un point avec easy Compta, expert comptable à Lyon.

La plupart des dirigeants procèdent à la refacturation des frais avec TVA sans se poser de questions

Alors doit on se poser la question de la refacturation des frais avec TVA ou pas ? La plupart du temps, vous soumettez ces frais à la TVA. A vos yeux, cela est indolore lorsque vos clients sont eux-mêmes assujettis.

En revanche, lorsqu’ils ne le sont pas, refacturer les frais avec TVA représente un surcoût pour eux (ou éventuellement une baisse de votre marge en cas de négociation).

refacturation des frais avec TVA

Il y a cependant des possibilités de ne pas assujettir la refacturation des frais avec TVA

Sachez qu’il est possible d’exonérer de TVA la refacturation de certains frais sous les conditions cumulatives suivantes :

  • Avoir reçu un mandat de votre client pour engager ces dépenses en son nom et pour son compte. En d’autres termes, cela doit être prévu dans le contrat que vous avez signez
  • Vous devez refacturer ces frais pour une somme strictement identique au centime près
  • Vous devez identifier et individualiser dans votre comptabilité, les dépenses que vous refacturez pour chaque client, dans des comptes  de tiers dits « de passage » spécifiquement dédiés à cet effet
  • Mentionner sur vos factures l’exonération de TVA en vertu de l’article 267 du CGI
  • Rendre compte au client, des dépenses engagées en lui joignant le détail des frais en annexe de la facture

En conclusion, vous allez disposer de 2 solutions pour refacturer les frais à vos clients :

  • les intégrer à titre accessoire à la facture de vente que vous envoyez à vos clients,
  • ou solution plus rare, effectuer une facture dédiée uniquement à la refacturation des frais.

N’oubliez pas de communiquer à vos clients la méthodologie employée. Cela vous évitera des désagréments.