Saisie comptable : conseils d’Expert Comptable

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Comptable

du par Guillaume Paour

Tout d’abord, la saisie comptable est un sujet simple et complexe à la fois. En effet, elle répond à une procédure précise et à des compétences telle que la rigueur. Ainsi, l‘expert comptable de Lyon vous expose comment le fonctionnement de la saisie comptable. 

A. La saisie comptable commence par saisir des factures de vente

Rappel : la facture est obligatoire pour les ventes ou prestations de services réalisées par un professionnel pour les besoins d’un autre professionnel, elle n’est pas obligatoire pour les ventes ou prestations faites à des non-commerçants.

Dans le cadre d’une comptabilité au régime normal, toutes les entreprises qui établissent des factures et qui sont redevables de la TVA doivent tenir un journal de ventes enregistrant chaque opération dans l’ordre chronologique des factures, en indiquant son montant et la référence à la facture.

Les commerçants qui ne font que des ventes au comptant enregistrent leurs ventes directement dans le journal de caisse.

Les ventes au comptant doivent être comptabilisées d’une manière détaillée, sauf pour les ventes d’une valeur inférieure à 75 € TTC (par opération) qui peuvent être transcrites globalement à la fin de la journée.

Les comptes de ventes et les comptes de TVA collectée doivent être ventilés par taux de TVA. Les comptes de ventes doivent être ventilés par nature d’activité : ventes, prestations de services, production…

Au-delà, le choix des subdivisions, dépend des besoins de l’entreprise : exemple, pour suivre la rentabilité d’un produit ou d’un secteur.

La tenue de comptes clients individuels est préconisée. En fin d’exercice, les créances restant dues doivent être listées nominativement.

L’utilisation des comptes auxiliaires facilite les contrôles ; ils devront être mis en place en association avec un plan comptable facilement mémorisable : plan comptable alphabétique reprenant les racines des comptes de tiers. Utilisez les fonctions de recherche des logiciels.

Des comptes collectifs pourront être utilisés s’il est possible de connaître de manière fiable et rapide les créances impayées à la fin d’un exercice.

Que doivent comporter les écritures ?

Les écritures de ventes doivent comporter :

  • La date de la facture
  • Le numéro de la facture
  • Le nom du client, ce qui permettra de vérifier que l’affectation du compte de tiers est correcte
  • Un libellé permettant d’identifier la nature de la vente si elle est hors de l’activité courante (ce qui permettra de vérifier l’affectation du compte de vente), la périodicité éventuelle.

Recommandations :

  • Vérifier qu’aucune séquence de factures ne manque (surtout si l’intégration des ventes est automatique).
  • Veiller à ce que le choix des ventilations des ventes corresponde à une analyse économique du dossier, le réviser régulièrement pour l’adapter à l’évolution du dossier
  • Utiliser, d’une année sur l’autre, un même compte pour une même affectation.
  • Veiller à ce que les comptes auxiliaires « divers » soient suivis régulièrement et ne deviennent pas des comptes « poubelle » ; limiter leur utilisation.
  • Faire un contrôle de la TVA sur ventes enregistrée par rapport à l’affectation des comptes de ventes. Ce contrôle est mensuel, trimestriel, semestriel, ou annuel en fonction de la taille du dossier.

Exemple :

Jour

Compte

Libellé

Débit

Crédit

Numéro Pièce

31 706000 Ventes XXXX 5000 F0001
31 445710 Ventes XXXX 980 F0001
31 411XXX Ventes XXXX 5980 F0001

Pour les factures de ventes, la créance envers le client (en TTC) s’inscrit au DEBIT

Le produit (= Chiffre d’affaires) est comptabilisé au CREDIT

Le compte de TVA COLLECTEE (445710) s’inscrit au CREDIT et viens solder l’écriture.

Pour les AVOIRS, c’est exactement l’écriture inversée.

saisie comptable

B. La saisie comptable, c’est également saisir des achats et des frais généraux

Toutes les opérations affectant le patrimoine de l’entreprise doivent être enregistrées au jour le jour :

  • Toutes les factures d’achats et de frais généraux reçues doivent être comptabilisées sur un journal d’achat, même si une facture fait l’objet d’un litige et qu’elle doit donner lieu à un avoir.
  • Chaque facture doit être enregistrée séparément. Afin d’éviter les doubles enregistrements, seuls les originaux de facture doivent être enregistrés, veillez à ne pas enregistrer de bon de livraison, de factures de relance, de photocopies…

Ainsi, il sera possible dans certains cas d’enregistrer des relevés de factures si et seulement si :

  • Toutes les pièces justificatives sont accrochées au relevé
  • Le relevé donne le détail des calculs, facture par facture, conduisant aux sommes globales débitées aux divers comptes de TVA et d’achats ou de frais généraux.

Quels points s’occuper avant d’enregistrer une facture ?

Avant d’enregistrer une facture il convient de s’assurer des points suivants :

  • la facture est bien adressée à l’entreprise
  • la facture est conforme au formalisme obligatoire (date, numéro d’ordre, registre du commerce, détail de la facturation, mention de la TVA…)
  • l’affectation comptable est bien identifiée (charge/immo., achats/frais généraux, dépenses personnelles du dirigeant…)
  • la TVA est déductible
  • la devise de la facture correspond à celle de la tenue de comptabilité
  • Si un doute subsiste, il est préconisé d’interroger le cabinet avant la saisie et de n’utiliser le compte d’attente qu’en dernier ressort.

Ainsi, le choix des comptes à l’intérieur du plan comptable doit répondre :

  • Aux spécificités de l’entreprise
  • Aux besoins de contrôle
  • et enfin aux obligations fiscales.

Enfin, pour la mise en place des comptes auxiliaires fournisseurs, les recommandations sont les mêmes que pour les clients.

Les écritures d’achats doivent comporter :

  • La date de la facture
  • Le numéro d’ordre interne
  • Le nom du fournisseur, ce qui permettra de vérifier que l’affectation du compte de tiers est correcte
  • Un libellé permettant d’identifier la nature de la dépense (ce qui permettra de vérifier l’affectation du compte d’achat ou de frais généraux), la périodicité éventuelle, le montant en devise d’origine.

Exemple :

Jour

Compte

Libellé

Débit

Crédit

Numéro Pièce

18 6xxxxx FRS XXX facture 1000 1
18 445660 FRS XXX facture 196 1
18 401xxx FRS XXX facture 1196 1

 

Pour les factures d’achats, la dette envers le fournisseur s’inscrit au CREDIT

Le compte de charge s’inscrit au DEBIT : fonction de la nature de la charge

Le compte de TVA DEDUCTIBLE (445660) s’inscrit au DEBIT et viens solder l’écriture.

Pour les AVOIRS, c’est exactement l’écriture inversée.

Il faut toujours vérifier que le journal soit équilibré, c’est-à-dire, que l’écriture soit équilibrée :

saisie comptable

C. La saisie comptable, c’est aussi saisir les opérations de caisse

La caisse est un élément central des entreprises dont l’activité est la vente au comptant.

En effet, le journal de caisse doit répondre à certaines règles de forme et de fond :

  • Le solde de la caisse ne doit jamais être créditeur, ce contrôle doit être fait jour par jour. L’existence d’une caisse créditrice constitue une présomption d’irrégularité de la comptabilité.
  • En principe, le journal de caisse ne doit présenter que des espèces. Toutefois il est admis que les commerçants enregistrent dans ce journal, les recettes effectuées tant en espèces que par chèques ou cartes bancaires (Rép. Francou, Sén. 19 janvier 1982, p. 261) à condition qu’à chaque remise de chèques en banque, le compte de caisse soit crédité du montant des chèques remis, qu’une ventilation soit effectuée entre les encaissements reçus en chèque, carte bancaire et espèces, que tous les mouvements de fonds fassent l’objet d’un enregistrement distinct et que chaque opération doit s’appuyer sur pièce justificative. Pour cela, l’utilisation d’un brouillard de caisse (informatique ou papier) est recommandée.

Les bandes de caisse enregistreuses doivent être conservées.

En l’absence de caisse enregistreuse, les brouillards doivent être conservés.

bien tenir sa compta

D. La saisie comptable c’est enfin le Journal de banque

Tout d’abord, la comptabilisation des opérations de trésorerie se fait à la date de réalisation des faits générateurs des mouvements de trésorerie :

  • Emission du chèque ou de la carte bancaire
  • Date d’échéance des effets
  • Date de remise en banque

Ainsi, un compte spécifique sera ouvert par établissements financiers.

En effet, en cas d’utilisation de comptabilités auxiliaires, les encaissements et les décaissements doivent être enregistrés en détail dans chacun des comptes de tiers.

Finalement, toutes les opérations journalières doivent être enregistrées jusqu’à la date de clôture de l’exercice et faire l’objet de contrôles par établissement de rapprochements bancaires

Que doivent comporter les écritures bancaires ?

Tout d’abord, les écritures bancaires doivent comporter :

  • La date de l’opération
  • Le numéro d’ordre interne
  • Le numéro de référence bancaire
  • Un libellé permettant d’identifier la nature de l’encaissement ou du décaissement (chèques, effets, virements…), le nom du bénéficiaire ou celui de l’émetteur (ce qui facilitera les lettrages).

Exemple :

Jour

Compte

Libellé

Débit

Crédit

Numéro Pièce

1 401xxx Paiement FRS 1196
1 512000 Paiement FRS 1196
3 411xxx Encaissement du client 5980
3 512000 Encaissement du client 5980
6 627000 Frais bancaires 20
6 445660 Frais bancaires 3,92
6 512000 Frais bancaires 23,92
10 421000 Paiement des salaires 5000
10 512000 Paiement des salaires 5000
15 431000 Paiement URSSAF 6000
15 512000 Paiement URSSAF 6000
20 444000 Paiement de l’impôt sur les sociétés 6000
20 512000 Paiement de l’impôt sur les sociétés 6000
30 580000 Virt entre mes comptes 50000
30 512000 Virt entre mes comptes 50000

ATTENTION : Le montant indiqué dans le compte 512 est à l’opposé de celui indiqué sur le relevé bancaire.

Ainsi, par exemple : si vous recevez 1.000 €, il apparaît au CREDIT sur votre RELEVE BANCAIRE PAPIER. En revanche, dans la compta, il apparaître au DEBIT du COMPTE 512

NB : Le compte 580 permet la transition comptable entre 2 banques lorsqu’il y a des virements de banques à banques. Ce compte doit toujours se solder puisque dans l’autre banque, la même écriture avec les montants inversés, doit apparaître.

Pour résumer :

  • Un paiement se traduit par un compte 512 au CREDIT
  • Un encaissement se traduit par un compte 512 au DEBIT

Il faut toujours vérifier que le journal soit équilibré, c’est-à-dire, que l’écriture soit équilibrée

Il faut ensuite valider que le solde final du journal de banque soit égal à celui du relevé bancaire

Conclusion

Pour conclure, si vous voulez faire de la saisie comptable très facile, nous vous invitons à découvrir notre nouvelle application Open. En effet, cela va changer complètement votre vie : la saisie comptable est automatiquement réalisée par un robot. Juste à valider l’opération. Enfin, nous disposons également d’autres applications comme QuickBooks.